みなさんの会社ではグループウェアをお使いですか？
私の会社では現在使用していないのですが、グループウェアを活用している会社は圧倒的に多いですよね。
グループウェアと言っても有料・無料で様々な企業から提供されています。
豊富に種類があるために自分の会社に合ったものはどれなんだろうかと頭を悩まされている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
私はグループウェアが大好きなので、仕事だけではなくプライベートでも色んなグループウェアを触ってきました。
最近ではその中でも「lineworks」を特に気に入っており、副業である個人事業主の活動で活用しています。無料版でも十分な機能を兼ね備えています。
今回は「lineworks」の特徴などについてまとめてみました。
グループウェアとは
グループウェアとは、ネットワークを活用して情報共有やコミュニケーションなどを行い、業務効率を上げるツールの総称。「コラボレーティブ・ソフトウェア」とも呼ばれる。
ネットワークに接続されたコンピューターを介し、メール、掲示板、スケジュール管理、ファイル共有など、さまざまな機能が一つのツールに統合されており、それらを連携させて活用することで、業務の効率向上を図る。
IT用語辞典 | 大塚商会様HPより〜
グループウェアを使用するのはビジネスだけではなく、学校やPTA、サークル・部活動、趣味活動など様々な場面において使用されるようになりました。
代表的なグループウェア
私がよく耳にするグループウェアといえば、Microsoft teamsやサイボウズoffice、GRIDYグループウェエア、i-GROUP、GroupSessionなど他多数あり、私もこれまで使用してきました。
どれも素晴らしいグループウェアですが、やはりどれも一長一短あるというのが正直なところです。
そして現在使用しているのが、今や誰もが知っている「LINE」が運営するグループウェア「lineworks」です。
lineworksでできること
私がlineworksを選んだ理由は「扱いやすい」というのが一番の理由です。機能が多いグループウェアは一見すごく良さそうに感じますが、必要以上に機能がありすぎて使い辛かったりします。
lineworksでは機能もしっかりしていてその量は多からず、少なからずです。チャットは馴染みのあるLINEと同じなので扱いやすいですね。もちろんスタンプもあります。但し標準スタンプのみ、ダウンロード等はできません。
【lineworksでできること】
①チャット機能
②掲示板機能
③連絡先機能
④カレンダー機能
⑤タスク機能
⑥アンケート機能
１.チャット（トーク）機能
LINEと言えばチャット機能ですね。普段から使い慣れているので操作も楽です。
そして便利なのが既読機能。通常のLINEですと既読が付くだけですが、lineworksの既読では、未読者が誰なのかまで分かります。
個人同士でのチャットはもちろん、グループや外部取引先とのチャットも可能です。
２.掲示板機能
メンバー全員の掲示板はもちろん、特定のメンバーのみ閲覧可能な掲示板を作成することもできます。またlineworksではメンバーをグループ分けすることができるのでグループ用掲示板の作成も可能です。
掲示板も既読機能があるので、既読・未読者が解るようになっています。
添付ファイル、動画貼り付けももちろんできます。
3.連絡先機能
連絡先ではメンバーへ通話・ビデオ通話やメール、イベントへの招待を行うことができます。
無償版では１対１のビデオ通話はできますが、３人以上のビデオ通話ができません。３人以上でビデオ通話等を行いたいのであれば有償プランになります。通常のグループ通話は無償版だと４人まで大丈夫です。
画面共有も無償版は４人まで。通話時間は最大６０分までですが、有償版は無制限で使用できます。
基本的にlineworksでの無償版・有償版の違いは機能面ではさほど差異はなく、人数制限や容量制限といった差があるという感じです。
4.カレンダー機能
カレンダーでは個人で予定を組んだり、他のメンバーと共有することができます。
グループごとにカレンダー・ノート・タスク・フォルダ共有ができます。
見やすく大変使いやすいのですが、同じイベントを作成するのにショートカットキーでコピペができるともっと便利かなと思いました。
5.タスク機能
やるべきことを一覧化するタスク機能も大変便利な機能です。期日を決めるとカレンダーへ反映されます。
タスク機能も個人のものからグループでのタスクといったように共有して登録することができます。
６.アンケート機能
lineworksでは社内アンケートや外部に向けてアンケートを実施することができます。
得たデータは自動集計されグラフ化されます。
マーケティング・イベント企画などで重宝される機能ですね。
７.その他
その他の機能として「セキュリティ」を評価しています。
スマホのlineworksアプリを使用したりするのですが、パスワード入力などがある点を高く評価しています。スマホなどは紛失する可能性などありますからね。セキュリティ対策があるものが良いです。
また、設備予約機能もあるので会議室や機材の使用状況を確認することができ、重複を避けることができます。
まとめ
lineworksの特徴について簡単にまとめてみました。
グループウェアとしての機能は、他のグループウェア（特にGRIDYグループウェア）と比べ、少ないのかなと思うところもありますが、むしろ機能が多すぎても覚えたり運用するのが大変です。
無料版では一部の機能が制限や容量制限、サポートを受けることなどができませんが、小規模の組織なら十分に役立つものだと思っています。
もう少しスタンプを強化してほしいなと個人的に思うところですが、ビジネスの面から見ると遊びになっちゃうのかなとも思います。
もし、グループウェアをお探しならlineworksの無料版を試してみてはいかがでしょうか。
