先日会社の管理部の方から「もっと社内研修を効率よくする方法はないか？」、「アンケートの集計が面倒くさい」など相談を持ちかけられました。
うちの会社に限らずどの会社でも教育のための社内研修や会社を良くするまたは商品開発のためのアンケートなどを行なっていると思います。
研修やアンケートを受ける側はめんどくさ・・、は良いのですが、開催する方は結構な労力を強いられます。
例えば従業員全てに研修をする際、誰が研修を受けた・受けてないを管理する。全員分のアンケートの集計をする。都度会議室で同じ講義を何度もしないといけない。こういった手間がかかるわけです。
もっと効率よく研修を行いたいそういう思いから相談に来られたようです。
そこで私は「microsoft formsを活用してはいかがですか？」と提案させてもらいました。
今回はmicrosoft formsについてまとめた記事になります。
microsoft formsとは
microsoft formsとは簡単に言うと、microsoftが提供するアンケート集計アプリです。
作成から集計までもとてもシンプルで大変使いやすく、流れは下記の通りになります。
①アプリを使ってアンケートを作成します。
②アンケートのリンクをメールや掲示板などに載せ、PCやスマホから行なってもらいます。
③アンケートの集計などはアプリが自動で行なってくれます。
microsoft formsの使い方
microsoft formsの使い方を文字や画像を使って説明しようとしたのですが、公式の動画を見て頂いた方が覚えやすいと思います。下記の動画から使い方をマスターしてください。
動画では、アンケートに動画を使用する方法が無かったため、補足します。
質問を入力する欄の右側に画像挿入アイコンがありますのでクリックして「ビデオ」を選択します。
動画を貼り付けるには、youtubeに動画をアップするか、microsoft streamに動画をアップするかどちらかになります。
youtubeに動画をアップするには以前の記事を参考にされてください。
上記の方法で動画付きアンケートが出来上がりました。
microsoft formsの良いところ
microsoft formsの良いところは簡単というのもありますが、Excelに結果を吐き出してくれるということ。Excelで計算式を用いて様々なことができます。例えば回答者確認が簡単にできるなどです。データを使って様々な分析することが可能な点です。
また全回答までの時間も計測してくれるため、動画を見ることが必須のアンケートで動画再生時間よりも短い時間で回答している場合は動画を見てないことが解ります。
例えば先ほどの私の動画アンケートの場合15分の動画ですが、アンケート終了が10秒の場合はそもそも動画見てなくて適当に答えているという具合ですね。素晴らしい実況動画なのに全くもってけしからんです。このようにきちんと動画を見たのかまで確認できます。
また、microsoft formsは無料で使用することができるのが最も良いところです。offce365のアプリの一つなので有料かと思いきや、実は無料で使うことができるんですね。
ただし条件もあります。
1.作成できるフォームの数：200個まで
2.回答数：最大1000件まで
無料でこれだけなら全然ありがたいですよね。
microsoft forms活用事例
最後にウチの会社でのmicrosoft forms活用事例を幾つかあげたいと思います。
1.従業員への会社に対する満足度調査
まず、初めに使用したのが会社に対する満足度調査です。これには匿名機能を持たせてアンケートを行いました。流石に名前ありで会社のことを正直に語る強者はいないでしょうからね。
2.自社で開発した新商品のアンケート
よく使うのが新商品を開発したときのアンケートです。ウチの会社では食品会社なので、見栄えだったり、味、価格、もっと改善すべき点などをアンケートとして集計しました。全く美味しくないという応えが返って来た時は驚きましたが、正直な意見で大変参考になりました。
3.社内研修として活用
色んな社内研修がありますが、例えば入社前教育。私共は食品会社なのでウイルス系の知識や、衛生管理などの教育を入社前からしなければなりません。今までは都度口頭で行っていたものを動画化し、音声ファイルで読み上げる動画を見せて最後にmicrosoft formsを使ってテストしています。ほぼ自動化なので研修が楽になったと評判でした。
4.定期社内テスト
先ほどの事例と似ていますが、定期的に社内テストを行なっています。今までは従業員を呼び出してテストを受けてもらっていましたが、動画と動画の内容を確認する問題を作成し、リンクやQRコードを掲示板に貼ることで従業員がいつでもどこでもテストを受けれるようになったことで、作成者・受講者ともに負担を減らすことができるようになりました。
5.新年会・忘年会などのイベントに関するアンケート作成
新型コロナウイルスのせいでなかなか飲み会などのイベントができなくなりましたが、以前はこういったイベントにもmicrosoft formsを使用していました。どんなものが食べたいか、どんなイベントにしたいか（ゲーム・出し物・会費・賞品）などのアンケートに活用していました。
まとめ
microsoft formsは無料で使いやすく、色んな場面での効率改善に役立つ優秀なアプリです。
先に述べましたがアンケートを受ける側にとってもいつでもどこでもというのは大変ありがたいものです。アンケートへの参加率も爆上がりすることでしょう。
アンケートは匿名などにすると普段良いアイデアを持っているが、他人の目を気にして表に出せない人などに効果的な力を発揮します。想定もしていなかったアイデアが生まれるかもしれません。
ぜひmicrosoft formsを使用して効率改善を行ってみてください。
